Συμβατικές σχέσεις με επιχειρηματικούς εταίρους

Οι ακόλουθες επισημάνσεις προστασίας δεδομένων ισχύουν για εσάς, εφόσον είστε επιχειρηματικός εταίρος της ΛΙΝΤΛ ΕΛΛΑΣ ΚΑΙ ΣΙΑ Ο.Ε. (Ο.Τ. 31, ΔΑ 13 Τ.Θ. 1032, Τ.Κ. 57 022 Σίνδος, ΑΦΜ: 093683423 (στο εξής: «Lidl») ή νόμιμος εκπρόσωπος, υπάλληλος, μέτοχος (όπου ισχύει) του επιχειρηματικού εταίρου ή πραγματικός δικαιούχος. Οι επιχειρηματικοί εταίροι είναι νομικά ή φυσικά πρόσωπα που βρίσκονται σε διαπραγματεύσεις με τη Lidl για τη σύναψη επιχειρηματικής σχέσης ή που είναι ήδη συμβαλλόμενα μέρη σε αντίστοιχη επιχειρηματική σχέση με τη Lidl. Οι συμβάσεις εργασίας ή εκπαίδευσης αποκλείονται ρητά.

Με τις ακόλουθες επισημάνσεις προστασίας δεδομένων σας ενημερώνουμε σχετικά με τον τρόπο και το εύρος της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα είναι πληροφορίες που σας ταυτοποιούν ή μπορούν να σας ταυτοποιήσουν άμεσα ή έμμεσα. Ως νομοθετική βάση για την προστασία δεδομένων ισχύει ιδίως ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) και η λοιπή ισχύουσα εθνική νομοθεσία.

Σκοποί τις επεξεργασίας δεδομένων/ Νομικές βάσεις

Εκπλήρωση των συμβατικών υποχρεώσεων (άρθρο 6, παράγραφος 1, στοιχείο β ΓΚΠΔ)

Εάν εσείς, ως φυσικό πρόσωπο, είστε επιχειρηματικός εταίρος της Lidl, οι σκοποί της επεξεργασίας των δεδομένων σας προκύπτουν συνήθως από την εκτέλεση προσυμβατικών μέτρων που προηγούνται μιας συμβατικά ρυθμιζόμενης επιχειρηματικής σχέσης και για την εκπλήρωση των συμβατικών υποχρεώσεων.

Εκπλήρωση μιας νομικής υποχρέωσης (άρθρο 6, παράγραφος 1, στοιχείο γ) ΓΚΠΔ)

Επιπλέον, η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο της σχέσης με τον επιχειρηματικό εταίρο μπορεί να είναι απαραίτητη σε μεμονωμένες περιπτώσεις για την ικανοποίηση των νομικών απαιτήσεων. Οι σκοποί της επεξεργασίας δεδομένων προκύπτουν σε ορισμένες περιπτώσεις από νομοθετικές διατάξεις. Σε αυτές τις έννομες υποχρεώσεις συγκαταλέγονται, π.χ. η εκπλήρωση υποχρεώσεων τήρησης και ταυτοποίησης, π.χ. στο πλαίσιο των διατάξεων για την παρεμπόδιση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομη δραστηριότητα, οι φορολογικές υποχρεώσεις ελέγχου και δήλωσης και η επεξεργασία δεδομένων στο πλαίσιο επίσημων αιτημάτων από δημόσιες αρχές ή ελέγχων συμμόρφωσης σε συνδυασμό με τους σχετικούς υποχρεωτικούς νόμους.

Εκπλήρωση έννομων συμφερόντων (άρθρο 6, παράγραφος 1, στοιχείο στ ΓΚΠΔ)

Εάν είστε υπάλληλος, νόμιμος εκπρόσωπος (π.χ. διευθύνων σύμβουλος ή εξουσιοδοτημένος υπογράφων), μέτοχος ή πραγματικός δικαιούχος ενός από τους επιχειρηματικούς μας συνεργάτες, συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε τα παραπάνω δεδομένα σας στο πλαίσιο της σχέσης με τον επιχειρηματικό εταίρο για την εκπλήρωση των έννομων συμφερόντων μας.

Τα έννομα συμφέροντα εν προκειμένω είναι η επιλογή του κατάλληλου επιχειρηματικού εταίρου, η εφαρμογή κοινωνικών ελέγχων για τον έλεγχο της συμμόρφωσης με τα κοινωνικά πρότυπα, η διεξαγωγή ερευνών για την αξιολόγηση της εταιρείας, η επεξεργασία των στοιχείων επικοινωνίας των υπεύθυνων επικοινωνίας, η αντιστοίχιση των αποτελεσμάτων εργασίας σε μεμονωμένους επιχειρηματικούς εταίρους, η λογιστική καταχώρηση των επιχειρηματικών συναλλαγών, η διαπραγμάτευση με υπεύθυνους επικοινωνίας, οι οποίοι δεν είναι ή δεν θα είναι άμεσοι επιχειρηματικοί εταίροι καθώς και η επεξεργασία στο πλαίσιο της διαδικασίας ψηφιοποίησης. Άλλα έννομα συμφέροντα είναι η πρόσκληση σε εκδηλώσεις, η διεκδίκηση νομικών αξιώσεων και η αποφυγή νομικών μειονεκτημάτων (π.χ. σε περίπτωση πτώχευσης), έλεγχοι νομιμοποίησης, η άμυνα έναντι κινδύνων και αξιώσεων ευθύνης και η αποφυγή νομικών κινδύνων και οικονομικών μειονεκτημάτων, ο εντοπισμός και η επεξεργασία δυνητικά επιβλαβών διευθύνσεων e-mail, οι έλεγχοι πρόσβασης και προσπέλασης, η διαλεύκανση πιθανών παραβιάσεων συμμόρφωσης μέσω εσωτερικών ερευνών συμμόρφωσης (π.χ. τεκμηρίωση συμπεριφοράς αντίθετης προς το δίκαιο συμπράξεων επιχειρήσεων), η παρεμπόδιση αξιόποινων πράξεων, η ρύθμιση ζημιών που προκύπτουν από την επιχειρηματική σχέση, η αποτελεσματική και γρήγορη ψηφιακή επεξεργασία υπογραφής σύμβασης, η αντίστοιχη καταγραφή της διαδικασίας υπογραφής για σκοπούς επαλήθευσης καθώς και ο έλεγχος εγκυρότητας της προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής και άλλοι εσωτερικοί διοικητικοί σκοποί (π.χ. διαχείριση χρηστών και συμβάσεων, διαχείριση έργων και τιμολόγησης, βελτιστοποίηση διαδικασίας και ροής εργασίας, επεξεργασία σε συστήματα ticket και πλατφόρμες ΙΤ).

Συγκατάθεση (άρθρο 6, παράγραφος 1, στοιχείο α ΓΚΠΔ)

Επιπλέον, η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων μπορεί να βασίζεται στην οικειοθελή συγκατάθεσή σας κατά την έννοια του άρθρου 6, παράγραφος 1, στοιχείο α) του ΓΚΠΔ.

Κατηγορίες δεδομένων

Το ποια δεδομένα υφίστανται επεξεργασία συγκεκριμένα εξαρτάται βασικά από τις παρεχόμενες υπηρεσίες που έχουν συμφωνηθεί. Για αυτόν τον λόγο, οι παρούσες πληροφορίες ενδέχεται να μην σας αφορούν στο σύνολό τους.

Κατά κανόνα συλλέγουμε τα δεδομένα σας από εσάς προσωπικά. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, λόγω νομικών κανονισμών ή έννομων συμφερόντων (π.χ. ως μέρος του ελέγχου συμμόρφωσης του επιχειρηματικού συνεργάτη), ενδέχεται να είναι απαραίτητη η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που λαμβάνουμε από άλλες εταιρείες, δημόσιες αρχές, γραφεία παροχής πληροφοριών, μητρώα αφερεγγυότητας, γενικά διαθέσιμες στο ευρύ κοινό πηγές (έρευνα διαδικτύου) ή άλλα τρίτα μέρη. Στα δεδομένα αυτά ενδεχομένως συγκαταλέγονται και προσωπικά δεδομένα που μπορούμε να λάβουμε μέσα από διαύλους παροχής πληροφοριών που έχουμε διαμορφώσει σε σχέση με πιθανές παραβιάσεις συμμόρφωσης.

Σχετικά προσωπικά δεδομένα μπορεί να είναι:

• προσωπικά στοιχεία (π.χ. όνομα, επώνυμο, διεύθυνση και άλλα στοιχεία επικοινωνίας, ημερομηνία και τόπος γέννησης καθώς και υπηκοότητα),

• δεδομένα νομιμοποίησης και ταυτοποίησης (π.χ. αποσπάσματα από το εμπορικό μητρώο, δεδομένα ταυτότητας, δείγμα υπογραφής),

• εταιρεία καθώς και θέση και τμήμα εργασίας στην εταιρεία, προϊστάμενος,

• δεδομένα στο πλαίσιο της επιχειρηματικής σχέσης (π.χ. δεδομένα πληρωμής, δεδομένα παραγγελιών),

• δεδομένα σχετικά με τη δομή και το ιδιοκτησιακό καθεστώς της εταιρείας,

• καταγραφές σε φωτογραφίες και βίντεο (π.χ. στην περίπτωση παραδόσεων προϊόντων),

• αρχεία καταγραφής, όνομα χρήστη και αναγνωριστικό ταυτότητας χρήστη,

• δεδομένα σχετικά με τη συμμόρφωση (π.χ. πληροφορίες για συστάσεις, πληροφορίες σχετικά με πτώχευση, αρνητικές αναφορές, πληροφορίες σχετικά με έρευνες για αξιόποινες πράξεις σχετικά με το αντικείμενο της υπηρεσίας) και

• άλλα δεδομένα παρόμοια με τις άνω αναφερόμενες κατηγορίες.

Κατά την σύναψη συμβάσεων, για την εκπλήρωση των ανωτέρω αναφερόμενων έννομων συμφερόντων μπορεί να λαμβάνουμε κατ’ εξαίρεση δεδομένα για την πιστοληπτική σας ικανότητα από γραφεία παροχής πληροφοριών. Τα δεδομένα των γραφείων παροχής πληροφοριών για την πιστοληπτική σας ικανότητα τα χρησιμοποιούμε για τον έλεγχο της φερεγγυότητάς σας. Τα γραφεία παροχής πληροφοριών αποθηκεύουν δεδομένα που λαμβάνουν, για παράδειγμα, από τράπεζες ή επιχειρήσεις. Στα δεδομένα αυτά συγκαταλέγονται συγκεκριμένα το όνομα, το επώνυμο, η ημερομηνία γέννησης, η διεύθυνση και πληροφορίες για τη συμπεριφορά πληρωμών. Πληροφορίες για τα δεδομένα που έχουν αποθηκευτεί σε σχέση με το πρόσωπό σας θα λάβετε άμεσα από τα γραφεία παροχής πληροφοριών.

Εάν συνάψετε σύμβαση με εμάς χρησιμοποιώντας ψηφιακή υπογραφή, θα επεξεργαστούμε τα σχετικά δεδομένα σας (ιδίως τη διεύθυνση email σας, τη διεύθυνση IP, τις χρονοσφραγίδες κατά τις οποίες επεξεργαστήκατε το αντίστοιχο έγγραφο σύμβασης). Είναι επίσης δυνατή η υπογραφή ορισμένων συμβάσεων με τη λεγόμενη προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή. Σε αυτήν την περίπτωση, εκτός από τα αναφερόμενα δεδομένα, επεξεργαζόμαστε επίσης τα δεδομένα πιστοποίησης της υπογραφής σας. Αυτά τα δεδομένα είναι προσβάσιμα σε όλους όσοι εμπλέκονται στην έγκριση και την υπογραφή της σύμβασης.

Αποδέκτες/ Κατηγορίες αποδεκτών

Εντός της εταιρείας μας, λαμβάνουν δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα που παραχωρείτε, εκείνοι οι τομείς, οι οποίοι χρειάζονται τα δεδομένα αυτά για την εκτέλεση συμβατικών ή νομικών υποχρεώσεων ή έννομων συμφερόντων της εταιρείας ή έχουν εγκριθεί από εσάς σε ξεχωριστή δήλωση συγκατάθεσης.

Στο πλαίσιο των συμβατικών σχέσεων, για την εκπλήρωση νομικών υποχρεώσεων και για τη διαφύλαξη των έννομων συμφερόντων, οι πάροχοι υπηρεσιών, οι δημόσιες αρχές ή οι εκτελούντες την επεξεργασία για λογαριασμό μας έχουν επίσης πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα. Η συμμόρφωση με τη νομοθεσία προστασίας δεδομένων διασφαλίζεται συμβατικά.

Τα δεδομένα μπορούν επίσης να διαβιβαστούν σε εταιρείες του Ομίλου Schwarz για την εκπλήρωση συμβατικών υποχρεώσεων. Εάν έχετε συνάψει σύμβαση-πλαίσιο με τον ομίλο Schwarz ως εξουσιοδοτημένο αποδέκτη των υπηρεσιών, τα αντίστοιχα τμήματα προμηθειών και αγορών της Lidl ή του ομίλου Schwarz (Schwarz Beschaffung GmbH) έχουν πρόσβαση στα σχετικά δεδομένα επιχειρηματικών εταίρων για την επίτευξη της επικοινωνίας και το καθένα από τα εθνικά τμήματα εταιρικής συμμόρφωσης (compliance) των εταιρειών Schwarz έχουν πρόσβαση στα δεδομένα από τον έλεγχο συμμόρφωσης του επιχειρηματικού εταίρου. Η νομική βάση για αυτό είναι σε αυτή την περίπτωση το άρθρο 26 του ΓΚΠΔ στο πλαίσιο της από κοινού ευθύνης για την επεξεργασία δεδομένων. Τα δεδομένα θα διαβιβαστούν εκτός του ομίλου εταιρειών μας, μόνο εάν είμαστε νομικά υποχρεωμένοι να το πράξουμε (π.χ. έρευνες από δημόσιες αρχές).

Διάρκεια αποθήκευσης/ Κριτήρια για τον καθορισμό διάρκειας αποθήκευσης

Τα προσωπικά δεδομένα θα διατηρηθούν για όσο διάστημα είναι απαραίτητο για την εκπλήρωση των σκοπών που αναφέρονται ανωτέρω. Στο σημείο αυτό είναι σημαντικές και οι νομικές υποχρεώσεις διατήρησης δεδομένων που προκύπτουν από τις ισχύουσες σχετικές εθνικές νομοθετικές διατάξεις, και κυρίως από τη φορολογική νομοθεσία που προβλέπει διατήρηση των δεδομένων έως και 12 έτη. Σε μεμονωμένες περιπτώσεις, τα δεδομένα μπορούν επίσης να διατηρούνται και πέρα από αυτή τη χρονική περίοδο (π.χ. στην περίπτωση τεκμηρίωσης κατασκευής).

Υποχρέωση για την παραχώρηση δεδομένων

Στο πλαίσιο της επιχειρηματικής μας σχέσης οφείλετε να παραχωρήσετε τα προσωπικά δεδομένα που είναι απαραίτητα για τη σύναψη, την εκτέλεση και τη λήξη της επιχειρηματικής σχέσης και για την εκτέλεση των συναφών υποχρεώσεων, τα δεδομένα που υποχρεούμαστε να συγκεντρώσουμε από τον νόμο ή τα δεδομένα που δικαιούμαστε να συγκεντρώσουμε λόγω έννομου συμφέροντος. Χωρίς τα δεδομένα αυτά κατά κανόνα δεν είμαστε σε θέση να προβούμε στη σύναψη επιχειρηματικής σχέσης μαζί σας.

Διαβίβαση δεδομένων σε τρίτες χώρες

Εάν διαβιβάσουμε προσωπικά δεδομένα σε αποδέκτες εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ), η διαβίβαση θα πραγματοποιηθεί μόνο εάν η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει επιβεβαιώσει επαρκές επίπεδο προστασίας δεδομένων για την τρίτη χώρα ή έχει συμφωνηθεί ένα επαρκές επίπεδο προστασίας δεδομένων με τον αποδέκτη των δεδομένων (π.χ. χρήση τυποποιημένων συμβατικών ρητρών της Ευρωπαϊκής Ένωσης) ή μας έχετε δώσει τη συγκατάθεσή σας ή είμαστε νομικά υποχρεωμένοι να το πράξουμε βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας.

Τα δικαιώματά σας ως υποκείμενα δεδομένων

Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε δωρεάν πληροφορίες σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα που σας αφορούν, σύμφωνα με το άρθρο 15, παράγραφος 1 του ΓΚΠΔ.

Επιπλέον, εάν πληρούνται οι νομικές απαιτήσεις, έχετε το δικαίωμα διόρθωσης (άρθρο 16 ΓΚΠΔ), διαγραφής (άρθρο 17 ΓΚΠΔ) και περιορισμού της επεξεργασίας (άρθρο 18 ΓΚΠΔ). Εάν μας έχετε παράσχει τα επεξεργασμένα δεδομένα, έχετε δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 20 του ΓΚΠΔ. Εάν η επεξεργασία των δεδομένων πραγματοποιείται βάσει του άρθρου 6, παράγραφος 1, στοιχείο ε) ή στ) του ΓΚΠΔ, έχετε δικαίωμα εναντίωσης σύμφωνα με το άρθρο 21 ΓΚΠΔ. Εάν η επεξεργασία των δεδομένων βασίζεται στη συγκατάθεση σύμφωνα με το άρθρο 6, παράγραφος 1, στοιχείο α) ή το άρθρο 9, παράγραφος 2, στοιχείο α) ΓΚΠΔ, μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεση σας ανά πάσα στιγμή με ισχύ για το μέλλον, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της προηγούμενης επεξεργασίας.

Έχετε επίσης το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία σε εποπτική αρχή προστασίας δεδομένων. Αρμόδια εποπτική αρχή για την προστασία δεδομένων στην Ελλάδα είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα, τηλέφωνο: 210 6475600, e-mail: contact@dpa.gr).

Στοιχεία επικοινωνίας του υπεύθυνου επεξεργασίας και του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων σας κατά την έννοια του άρθρου 4, σημείο 7 ΓΚΠΔ είναι η ΛΙΝΤΛ ΕΛΛΑΣ & ΣΙΑ Ο.Ε. (Ο.Τ. 31, ΔΑ 13, Τ.Θ. 1032, Τ.Κ. 57 022, Σίνδος) εφόσον η επιχειρηματική σας σχέση έχει συναφθεί με αυτήν. Σε περίπτωση που έχετε συνάψει σύμβαση και με άλλη εταιρεία του ομίλου Schwarz, η εκάστοτε εταιρεία με την οποία συνεργάζεστε αποτελεί τον υπεύθυνο επεξεργασίας για τα δεδομένα που επεξεργάζεται στο πλαίσιο της συγκεκριμένης επιχειρηματικής σχέσης.

Για την επεξεργασία δεδομένων με κοινή ευθύνη, οι σχετικές πληροφορίες παρέχονται από την εταιρεία με την οποία συνεργάζεστε. Η εταιρεία αυτή είναι επίσης υπεύθυνη για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων του ΓΚΠΔ.

Για πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων σας και για την άσκηση των δικαιωμάτων σας παρακαλούμε όπως αποστείλετε σχετικό αίτημα στην ηλεκτρονική διεύθυνση dataprotection@lidl.gr ή ταχυδρομικώς στη διεύθυνση ΛΙΝΤΛ ΕΛΛΑΣ ΚΑΙ ΣΙΑ Ο.Ε., Ο.Τ. 31, ΔΑ 13, Τ.Θ. 1032, Τ.Κ. 57 022, Σίνδος, υπόψη του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων (εφόσον συνεργάζεστε με αυτή), άλλως παρακαλούμε επικοινωνήστε με τον αντίστοιχο υπεύθυνο προστασίας δεδομένων της εταιρίας με την οποία διατηρείτε συμβατική σχέση.